Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma. En el caso de que su empresa sea objeto de una Inspección de Trabajo, conviene repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea supervisada por asesores o expertos con conocimientos adecuados sobre la materia.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social tiene atribuida legalmente, entre otras, las funciones de vigilancia del cumplimiento de las normas de orden social, así como la competencia para exigir las responsabilidades que se deriven de su incumplimiento. Además las comunidades autónomas con competencias legislativas plenas en el orden social también pueden atribuir funciones inspectoras a funcionarios distintos habilitados al efecto.
Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma:
¿Cómo debo actuar ante una Inspección de Trabajo? ¿Qué documentos necesito para no tener ningún problema? ¿Puede estar mi asesor laboral en la inspección? Estas preguntas y muchas más nos encargaremos de responderlas en esta circular sobre cómo afrontar una Inspección de Trabajo en su oficina o empresa.
Inicio inspección
En primer lugar es necesario saber que no necesariamente se necesita una denuncia de un exempleado o una persona ajena a la empresa para recibir una inspección de trabajo. Tampoco tiene porqué estar informado con un preaviso por parte del inspector o subinspector para dicha inspección.
La función de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la ley y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un inspector de trabajo, o subinspector de empleo.
Por ello, cualquier empresa o negocio puede ser susceptible de recibir la visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que haya un preaviso.
El Inspector sólo podrá inspeccionar el centro de trabajo tras su identificación (salvo en casos excepcionales debidamente justificados en que considere que identificarse puede suponer perjudicar la investigación de hechos ilícitos). Durante la visita al centro de trabajo el empresario o su representante podrán acompañar al Inspector.
La empresa está obligada a facilitar la acreditación de toda aquella persona que se encuentre en el centro de trabajo cuando el Inspector de Trabajo se persone en él.
Como responsable de un centro de trabajo, oficina o empresa, no puede negarse a la inspección que lleve a cabo un inspector de trabajo. Está obligado a dejarles proceder en su tarea y el mismo inspector puede ver cada uno de los espacios del centro de trabajo, así como solicitar que un empleado le acompañe en la Inspección.
El inspector actúa en representación de la autoridad y si se le impide la entrada en la empresa, puede reclamar ayuda policial para que le facilite su entrada por la fuerza.
ATENCIÓN: Cabe destacar que, si tiene su centro de trabajo o trabaja en su propio domicilio, puede negarse a una Inspección de Trabajo y de no autorizar la Inspección, el inspector o los órganos de Administración Pública requerirían una autorización judicial.
Ahora bien, recuerde que los inspectores de trabajo pueden presentarse en las instalaciones de su empresa o local sin que sea necesario que le haya preavisado.
Si se encuentra en esta situación, solicite su identificación (disponen de un carné que acredita su cargo) y actúe así:
- Permita la entrada y facilite la revisión física del espacio de trabajo. El inspector podrá, por ejemplo, pedirle acceso al almacén (para verificar que cumple con las medidas de seguridad).
- El inspector también podrá interrogar o solicitar la identificación de todo su personal (para verificar que están dados de alta o que, si son extranjeros, disponen de la autorización para trabajar).
ATENCIÓN: Los inspectores de trabajo se pueden presentar en nuestras instalaciones sin haber preavisado con antelación. En caso de que esto ocurra, se deberá notificar la situación inmediatamente al director de recursos humanos o al responsable del centro de trabajo.
Pautas a seguir con la Inspección de Trabajo
En el momento de recibir la visita del inspector se deben tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de atender a la Inspección:
- Mostrar una actitud colaboradora: la obstrucción a la actividad inspectora no aportará nada bueno durante la instrucción del expediente y por el contrario no solo constituye una infracción sancionable que el funcionario actuante no dudará en proponer si detecta este tipo de comportamiento, sino que además ello sólo puede favorecer que, ante un incumplimiento, la propuesta de sanción del Inspector lo sea en su cuantía e importes más elevados.
- Mantener la calma: no es aconsejable que la persona que comparezca ante el funcionario actuante sea alguien de carácter fácilmente irascible o lo haga alterada. En la línea apuntada anteriormente es aconsejable que la persona que comparezca se manifieste, por lo menos aparentemente, como colaborador y dialogante. Perder los nervios o predisponerse en contra del funcionario actuante y del organismo que nos ocupa no aportará ningún beneficio en el desarrollo de las actuaciones y por el contrario puede predisponer de forma negativa al Inspector actuante y provocar que acabe investigando más de lo inicialmente previsto.
- Cuanto mayor es el ámbito de actuación inspectora mayor también es el riesgo de detectar irregularidades sancionables: No podemos engañarnos, ante una panorama legislativo tan denso y disperso como al que actualmente se deben enfrentar las empresas, con una técnica legislativa más que dudosa, prácticamente no hay ninguna empresa que cumpla de forma íntegra con las obligaciones impuestas por las disposiciones vigentes. No debemos favorecer que nuestro comportamiento o actuación haga que el órgano inspector decida ampliar el ámbito inicial de sus actuaciones comprobatorias por cuanto eso amplía exponencialmente el riesgo de detectar irregularidades en nuestra empresa.
- Preparar adecuadamente las comparecencias: Conviene repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea supervisada por abogados, asesores o personas con conocimientos adecuados sobre la materia.
En el caso de no conocer los procedimientos o algunos de los documentos, recomendamos consultar a su asesor laboral para que le pueda ayudar a obtener los documentos necesarios para poder pasar con éxito una Inspección de Trabajo.
Las diligencias o escritos que los inspectores de trabajo presenten en las empresas tras una inspección, pueden incluir el requerimiento de presentar alguno de los siguientes documentos:
- Libro de visitas (en septiembre de 2016 dejó de ser obligatoria su presentación)
- Comunicación de apertura de la autoridad laboral
- Cuadro horario y calendario laboral
- Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)
- Recibos de salarios
- Parte de alta y baja de los trabajadores
- El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
- Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
- Resumen de horas extraordinarias
- Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación
- En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
- Libro de contabilidad (diario mayor y balances)
- Escritura de constitución de la sociedad
- Declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración de operación con terceros (modelo 347)
- Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva, una relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un día, etc.
- Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
- Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social
- Documento acreditativo de alta en el IAE
- Contratos mercantiles
El inspector tiene el derecho y la obligación de analizar toda la actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o exámenes que considere oportunos, por lo que puede reclamar:
- Las claves de acceso a los ordenadores
- La toma de fotografías, muestras, vídeos y cualquier otro registro
- La identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo. Ahora bien, la presentación del DNI será responsabilidad de cada trabajador ya que el empresario no cuenta con la autoridad necesaria para obligarles.
- La toma de declaración a los trabajadores y al propio empresario, aunque estas palabras no se darán inmediatamente como ciertas sino que se registrarán en las actas.
- Si considera que existen posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o informáticos, así como si se determina que pueden existir probables causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas cautelares
5. Comparecer representado por un asesor experto en la materia: Aunque no resulta exigible ni legalmente obligatorio, resulta altamente imprudente que el propio empresario comparezca personalmente ante el inspector actuante. Es aconsejable que se delegue esta facultad en un experto asesor cualificado quien no sólo estará más acostumbrado a la dinámica de la Inspección de Trabajo sino que además podrá defender cualquier asunto que se plantee con más argumentos técnicos.
6. Especialmente escrupuloso debe ser el empresario si la Inspección de Trabajo viene provocada por un accidente de trabajo: La empresa tiene la obligación de efectuar una Investigación del accidente acontecido, pero la legislación no establece un plazo concreto para elaborar la misma por lo que a pesar de la insistencia y comentarios del Inspector actuante la empresa debe tomarse el tiempo que resulte necesario para realizar la investigación. Lo que se refleje en esa investigación de accidente pasará a constituir una auténtica declaración de la empresa a los efectos de fijar los hechos del accidente y establecer los posibles incumplimientos, pudiendo ser incluso utilizada en las diligencias penales que se puedan abrir a raíz del siniestro. Por ello no debe entregarse ningún documento y en especial la Investigación de accidente sin haber sido supervisada y autorizada por el asesor de la empresa.
Terminación de la Inspección
Las conclusiones del Inspector, serán trasladadas tanto al empresario como al delegado en prevención, entregando requerimiento de subsanación, en caso de no presentar toda la documentación solicitada, se abrirá un Acta de Infracción y una propuesta de sanción.
Las actuaciones comprobatorias a un mismo sujeto no pueden dilatarse por más de 9 meses ni interrumpirse por más de 5 meses, salvo que la dilación o interrupción sea imputable al propio sujeto inspeccionado.
Sobre este plazo de 9 meses se establecen una serie de excepciones que permiten ampliar el citado plazo por otro periodo que no excederá de otros nueve (hasta un total de 18 meses), como son:
- Cuando las actividades de inspección revistan especial dificultad y complejidad. Se entiende que se produce atendiendo al volumen de operaciones del sujeto obligado, por la dispersión geográfica de sus actividades, y en aquellos otros supuestos que indique una norma reglamentaria.
- Cuando en el transcurso de las mismas se descubra que el sujeto inspeccionado ha obstruido u ocultado al órgano inspector alguna de sus actividades o de las personas que las desempeñen.
- Cuando la actuación inspectora requiera de cooperación administrativa internacional.
Para la imposición de sanciones por infracciones administrativas en el orden social es obligatoria la tramitación previa de un expediente comprobatorio.
Tras el expediente comprobatorio el Inspector de Trabajo suele concluir sus actuaciones con alguna de las siguientes decisiones:
- Considerando que no hay ninguna irregularidad y archivando las actuaciones.
- Requiriendo a la empresa para que en un plazo determinado solvente las irregularidades sin proposición de sanción.
- Proponiendo una sanción a través de la correspondiente Propuesta de Acta de Infracción y/o proponiendo también Acta de Liquidación de cuotas derivada de los posibles incumplimientos detectados en materia de cotización.
- En la investigación de accidente de trabajo puede además proponer la imposición a la empresa de un Recargo de Prestaciones.
- Promoviendo de oficio actuaciones que corrijan las omisiones o incumplimientos de la empresa.
- Proponiendo al organismo que corresponda la suspensión o cese en el pago de prestaciones.
- Ordenando la paralización de trabajos o tareas si considera que hay riesgo grave e inminente para la seguridad y salud de los trabajadores.
- Proponiendo a su jefatura la formulación de demanda de oficio ante la Jurisdicción Social.
ATENCIÓN: Los inspectores de trabajo se pueden presentar en nuestras instalaciones sin haber preavisado con antelación. En caso de que esto ocurra, se deberá notificar la situación inmediatamente al director de recursos humanos o al responsable del centro de trabajo.
Frente a la propuesta de sanción o de liquidación formulada por el Inspector de Trabajo la empresa podrá formular las alegaciones correspondientes en el plazo de 15 días desde su notificación. A su vez, frente a la resolución que resuelva sobre las mismas podrá la empresa formular Recurso de Alzada en el plazo de un mes desde su notificación.
Concluida la fase administrativa si la resolución que resuelve el Recurso ratificara la sanción o el Acta de Liquidación de cuotas la misma podrá ser recurrida en vía jurisdiccional ante los Tribunales de Justicia.
